|
|
|
|
|
|
|
Utskriftsversion |
Användbarhet underlättar förändring |
Av: Anders Björk | 2003-07-04 |
I många organisationer idag uppmärksammar man de problem som kan uppstå i samband med en förändring, till exempel vid införandet av ett nytt IT system. Ofta finns det människor som inte vill lära sig ett nytt sätt att arbeta och ännu en ny IT-produkt. Men vad kan man göra för att förenkla den så kallade förändringsprocessen? |
De flesta av oss är i grunden rädda för sådant som vi inte vet något om, okända ting som vi ställs inför utan förberedelse. Men det är också så att de flesta individer behöver förändring för att känna att de utvecklas och inte snurrar på i samma spår hela tiden. Det största felet man kan göra vid införandet av ett nytt IT-system i en organisation, är att utveckla/köpa in hela systemet helt utan att blanda in de som ska använda systemet. För att sedan presentera ett färdigt paket där man berättar hur lösningen skall fungera och hur man från och med nu skall arbeta. I en sådan situation är det många av oss som kopplar på försvarsmekanismen inför det okända och ställer sig negativ till förändringen.
Hade man däremot involverat framtida användare genom hela processen hade man inte bara fått ett bättre och mer användbart IT-system som är anpassat efter användarnas situation, mentala modell och krav. Man hade också fått en samling användare, som har fått vara med och bestämma hur systemet ska fungera och utformas, som sedan kan agera opinionsbärare för det nya systemet gentemot andra användare.
Man brukar prata om förändringsstress när en individ inte känner att han/hon har kontroll över sin situation. Detta kan man motverka genom att informera, ge individen möjlighet att vara delaktig och kunna påverka förändringen.
Följande punkter spelar roll när en förändring ska genomföras:
Förändringsvilja Om jag inte förstår eller vet varför och hur en förändring ska genomföras, ser jag inte heller nyttan med förändringen, vilket gör att jag inte heller blir positivt inställd.
Förtroende Om jag har dåligt förtroende för eller är negativt inställd till de ansvariga för förändringen blir jag högst sannolikt också negativt inställd till förändringen.
Självkänsla Om jag har dålig självkänsla och inte har tillit till min egen förmåga att påverka ser jag inte heller hur jag ska kunna förbättra min egen situation.
Tidpunkt Om ett förändringsarbete inleds tätt in på en tidigare förändring kan jag drabbas av förändringströtthet och orkar inte engagera mig. Likaså kan fel tidpunkt på grund av tung arbetsbörda (bokslut eller liknande) göra att jag är motvillig.
Information Jag vill ha direkt information och gärna slippa höra andra hands information eftersom den ofta förvanskas och kan vara felaktig. Likaså kan ryktesspridning etcetera få mig att känna mig negativ eftersom ingen har berättat eller rådfrågat mig.
Genom ett aktivt användarfokus genom hela processen kan man definitivt öka förändringsviljan och minska förändringsstressen. Genom att observera och intervjua de framtida användarna i deras vardag kan man tillsammans med användarna sätta upp relevanta mål med förändringen.
Ett skräckexempel på dåligt förändringsarbete kan till exempel vara om ett företag ska införa ett nytt säljstödssystem i sin organisation. Istället för att involvera säljarna och tillsammans sätta upp mål med systemet presenterar man förändringen på ett möte och säger krasst att de som inte använder systemet, kommer inte få sin provision utbetald. Ett bättre angripssätt hade varit att ta reda på säljarnas motivationsfaktorer och tillsammans med säljarna utformat systemet och sätta upp gemensamma mål med användningen av systemet.
Läs mer om förändringsarbete i boken Det goda förändringsarbetet (Angelöw 1991).
|
|
|
|
|